Artikel :: Mengenal Proses Bisnis E-Perjadin

Mengenal Proses Bisnis E-Perjadin

Balai Diklat Keuangan Pontianak

Rabu, 2 Oktober 2024 09:11 WIB

<var><tt>Pendahuluan</tt></var>

<var><tt>Dibandingkan dengan perjalanan dinas konvensional, proses bisnis pada e-Perjadin end-to-end berbasis IT sehingga memungkinkan otamatisasi perhitungan, pembayaran, dan pertanggungjawaban perjadin. Pembahasan proses bisnis e-Perjadin diharapkan dapat memberikan gambaran awal bagi Kementerian/Lembaga yang akan melaksanakan piloting pada tahun-tahun mendatang. Namun sebelum membahas proses bisnis e-Perjadin, terlebih dahulu akan diuraikan para pihak yang terlibat dalam proses bisnis e-Perjadin tersebut.</tt></var>

<var><tt>Para Pihak dalam Proses Bisnis E-Perjadin</tt></var>

<var><tt>Tugas dari Pengelola kegiatan antara lain menyusun konsep dan mengunggah surat tugas serta mengunggah dokumen pertanggungjawaban biaya perjalanan dinas melalui e-Perjadin. Sedangkan PPK, selain tugas seperti pada perjadin konvensional, juga membuat komitmen anggaran pada e-Perjadin atas surat tugas yang dibebankan pada DIPA yang dikelola, memesankan tiket, moda transportasi, dan penginapan melalui e-Perjadin untuk Pelaksana Perjalanan Dinas, serta menyetujui atau menolak pertanggungjawaban biaya perjalanan dinas pada e-Perjadin. Tugas PPK terkait memesankan tiket, moda transportasi, dan penginapan melalui e-Perjadin dapat dibantu oleh staf PPK.</tt></var>

<var><tt>Tugas Bendahara Pengeluaran dan PPSPM sama dengan tugasnya pada perjadin konvensional, tidak ada yang spesifik pada e-Perjadin. Sedangkan tugas pelaksana perjadin melalui e-Perjadin diantaranya mengusulkan tiket, moda transportasi, dan penginapan melalui e-Perjadin. Dalam hal e-Perjadin sudah terinterkoneksi dengan sistem yang menyediakan pemesanan tiket, moda transportasi, dan penginapan, melakukan pemindaian posisi berdasarkan koordinat (geotagging), dan  menyampaikan pertanggungjawaban biaya perjalanan dinas berupa bukti pengeluaran. Dalam hal e-Perjadin belum terinterkoneksi dengan sistem yang menyediakan pemesanan tiket, moda transportasi, dan penginapan paling lama 5 (lima) hari kerja setelah perjalanan dinas dilaksanakan.</tt></var>

<var><tt>Admin Pengguna e-Perjadin terdiri dari lima level, level Kementerian, level Eselon I, level Eselon II, dan level eselon III/setara, dan level eselon IV/setara. Admin Pengguna e-Perjadin level Kementerian  memiliki tugas memberikan atau menghapus akses pengguna e-Perjadin untuk Pengelola Kegiatan level Kementerian, dan Admin Pengguna e-Perjadin level unit eselon I dan unit organisasi non eselon yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri.</tt></var>

<var><tt>Proses Bisnis Perencanaan E-Perjadin</tt></var>

<ol>
	<li style="text-align:justify">
	<var><tt>Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas</tt></var>
	</li>
</ol>

<var><tt>Proses bisnis penerbitan surat tugas diawali dari penyusunan rencana kegiatan oleh Pengelola Kegiatan. Rencana kegiatan diantaranya memuat: nama kegiatan, tujuan kegiatan, jenis perjalanan dinas dan rencana hasil kegiatan; lokasi, waktu, dan peserta; moda transportasi; estimasi biaya; metode pembayaran; besaran uang muka; pembebanan DIPA; dan pihak penerima pembayaran.</tt></var>

<var><tt>Setelah menyusun rencana kegiatan, Pengelola Kegiatan menyusun konsep Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas (SPD) bagi pegawai melalui e-Perjadin. Penerbitan SPD paling sedikit memuat: nama PPK; nama/NIP pelaksana Perjalanan Dinas; pangkat dan golongan; jabatan/ instansi; tingkat biaya Perjalanan Dinas; maksud Perjalanan Dinas; alat angkutan yang dipergunakan; tempat berangkat; tempat Tujuan; lamanya Perjalanan Dinas; tanggal berangkat; tanggal kembali; pembebanan anggaran; dan pemindaian posisi berdasarkan koordinat (geo-tagging) pelaksanaan Perjalanan Dinas.</tt></var>

<var><tt>Selanjutnya PPK memeriksa dan menyetujui rencana kegiatan dan SPD melalui e-Perjadin dalam bentuk komitmen anggaran.</tt></var>

<ol start="2">
	<li style="text-align:justify">
	<var><tt>Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas </tt></var>
	</li>
</ol>

<var><tt>Proses bisnis perhitungan biaya perjalanan dinas dilakukan setelah penerbitan Surat Tugas dan SPD. Perhitungan biaya Perjalanan Dinas dilakukan menggunakan e-Perjadin berdasarkan Surat Tugas dan SPD sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang mengatur mengenai standar biaya. Secara prinsip, pembayaran biaya perjalanan dinas dapat dilakukan melalui mekanisme pembayaran langsung (LS) maupun uang persediaan (UP). </tt></var>

<var><tt>Pada mekanisme pembayaran LS, perhitungan dan pembayaran biaya perjalanan dinas dilakukan sebelum perjalanan dinas dilaksanakan, dengan ketentuan seperti pada perjalanan dinas konvensional, yaitu PPK membuat daftar nominatif dan surat permintaan pembayaran (SPP); PPSPM menguji dan menyetujui atau menolak surat permintaan pembayaran (SPP) serta menerbitkan surat perintah membayar (SPM); Dalam hal pembayaran dilakukan menggunakan LS Bendahara, Bendahara Pengeluaran/BPP menyalurkan biaya perjalanan dinas ke Pelaksana Perjalanan Dinas.</tt></var>

<var><tt>Pada mekanisme UP, perhitungan biaya perjalanan dinas dilakukan sebelum perjalanan dinas dilaksanakan. Sedangkan pembayarannya dapat dilakukan sebelum atau setelah pelaksanaan perjalanan dinas. Pembayaran yang dilakukan sebelum perjalanan dinas dilaksanakan menggunakan mekanisme uang muka, sedangkan pembayaran rampungnya setelah perjalanan dinas dilaksanakan dan bukti-bukti pengeluarannya disampaikan kepada Bendahara/BPP.</tt></var>

<var><tt>Proses Bisnis Pelaksanaan E-Perjadin</tt></var>

<var><tt>Proses bisnis pelaksanaan e-Perjadin terdiri dari pengadaan dan pembayaran tiket, moda transportasi, dan penginapan; dan pelaksanaan perjalanan dinas dengan menggunakan pemindaian posisi berdasarkan koordinat (geo-tagging). </tt></var>

<ol>
	<li style="text-align:justify">
	<var><tt>Pengadaan dan Pembayaran Tiket, Moda Transportasi, dan Penginapan</tt></var>
	</li>
</ol>

<var><tt>Proses bisnis pengadaan dan pembayaran tiket, moda transportasi, dan penginapan dimulai setelah pelaksana perjalanan dinas menerima surat tugas perjalanan dinas dan uang muka/batasan belanja (limit) Kartu Kredit Pemerintah. Pelaksana perjalanan dinas mengusulkan tiket, moda transportasi, dan penginapan melalui e-Perjadin, dalam hal e-Perjadin sudah terinterkoneksi dengan sistem yang menyediakan pemesanan tiket, moda transportasi, dan penginapan.</tt></var>

<var><tt>PPK memesankan tiket, moda transportasi, dan penginapan melalui e-Perjadin untuk Pelaksana Perjalanan Dinas, dalam hal biaya perjalanan dinas dibebankan pada DIPA unit implementasi dan e-Perjadin sudah terinterkoneksi dengan sistem yang menyediakan pemesanan tiket, moda transportasi, dan penginapan, dengan memperhatikan efisiensi dan efektivitas.</tt></var>

<ol start="2">
	<li style="text-align:justify">
	<var><tt>Pelaksanaan Perjalanan Dinas Dengan Menggunakan Pemindaian Posisi Berdasarkan Koordinat (geo-tagging)</tt></var>
	</li>
</ol>

<var><tt>Proses bisnis pemindaian berdasarkan koordinat/geo-tagging diawali dengan pemindaian pada tanggal keberangkatan di tempat kedudukan, pada tanggal tiba di tempat tujuan, pada tanggal kepulangan di tempat tujuan, dan pada tanggal tiba di tempat kedudukan semula. Dalam hal Perjalanan Dinas keberangkatan ke Tempat Tujuan dan/atau kepulangan dilakukan dari dan/atau ke selain Tempat Kedudukan, Pelaksana SPD melakukan pemindaian posisi berdasarkan koordinat/geo-tagging melalui e-Perjadin.</tt></var>

<var><tt>Dalam hal Pelaksana SPD tidak dapat melakukan pemindaian posisi berdasarkan koordinat/geo-tagging, Pelaksana SPD mengunggah foto ke e-Perjadin yang menunjukkan bahwa Pelaksana SPD ada di Tempat Kedudukan, Tempat Tujuan, dan/ atau Tempat Sah. Dalam hal Pelaksana SPD tidak dapat mengunggah foto, Pelaksana SPD menyampaikan surat pernyataan yang menyatakan bahwa Pelaksana SPD hadir dan melaksanakan tugas dengan persetujuan PPK ke e-Perjadin.</tt></var>

<var><tt>Proses Bisnis Pertanggungjawaban E-Perjadin</tt></var>

<ol>
	<li style="text-align:justify">
	<var><tt>Pertanggungjawaban Biaya Perjalanan Dinas</tt></var>
	</li>
</ol>

<var><tt>Proses bisnis pertanggungjawaban biaya perjalanan dinas dimulai dengan Pelaksana SPD menyampaikan pertanggungjawaban biaya Perjalanan Dinas disertai dengan bukti pengeluaran yang diperoleh dalam bentuk catatan elektronik melalui interkoneksi antara e-Perjadin dan sistem yang menyediakan pemesanan tiket, moda transportasi, dan akomodasi. </tt></var>

<var><tt>Selanjutnya PPK melakukan pengujian terhadap pertanggungjawaban biaya Perjalanan Dinas melalui e-Perjadin. Berdasarkan pengujian tersebut, PPK memberikan persetujuan atau penolakan melalui e-Perjadin. Dalam hal bukti pengeluaran tidak diperoleh, rusak, atau hilang, Pelaksana SPD menyampaikan pertanggungjawaban biaya Perjalanan Dinas dengan menyampaikan Daftar Pengeluaran Riil melalui e-Perjadin.</tt></var>

<ol start="2">
	<li style="text-align:justify">
	<var><tt>Pertanggungjawaban Pelaksanaan Perjalanan Dinas</tt></var>
	</li>
</ol>

<var><tt>Proses bisnis pertanggungjawaban pelaksanaan Perjalanan Dinas dimulai dengan penyampaian  laporan hasil kegiatan oleh Pelaksana perjalanan dinas atau perwakilannya kepada Pemberi Tugas paling lama 5 (lima) hari kerja setelah perjalanan dinas dilaksanakan. Laporan hasil kegiatan tersebut  antara lain memuat gambaran kegiatan secara umum, pelajaran yang didapat (lesson learned) yang dapat bermanfaat bagi organisasi, rencana tindak lanjut, dan informasi lainnya.</tt></var>

<var><tt>Penutup</tt></var>

<var><tt>Proses bisnis perencanaan e-Perjadin terdiri atas penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas serta perhitungan biaya perjalanan dinas. Proses bisnis pelaksanaan e-Perjadin terdiri dari pengadaan dan pembayaran tiket, moda transportasi, dan penginapan; dan pelaksanaan perjalanan dinas dengan menggunakan pemindaian posisi berdasarkan koordinat (geo-tagging). Proses bisnis pertanggungjawaban e-Perjadin terdiri dari pertanggungjawaban biaya perjalanan dinas dan pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas. </tt></var>

<var><tt>Dengan e-Perjadin diharapkan perjalanan dinas lebih efektif dan efisien melalui integrasi proses bisnis perjadin end-to-end berbasis IT, otamatisasi perhitungan, pembayaran, dan pertanggungjawaban perjadin. </tt></var>

<var><tt>Daftar Pustaka</tt></var>

<ol>
	<li style="text-align:justify">
	<var><tt>Peraturan Menteri Keuangan Nomor 119/PMK.05/2023 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap.</tt></var>
	</li>
	<li style="text-align:justify">
	<var><tt>Keputusan Menteri Keuangan Nomor 176 Tahun 2024 tentang Implementasi Sistem Elektronik Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap di Lingkungan Kementerian Keuangan.</tt></var>
	</li>
	<li style="text-align:justify">
	<var><tt>Kementerian Keuangan, Bahan Sosialisasi e-Perjadin.</tt></var>
	</li>
</ol>

Layanan Informasi Unit

DOKUMEN PUBLIK