Knowledge Management Implementation

Implementasi knowledge management memfasilitasi pembelajaran, mendorong penciptaan pengetahuan (knowledge creation), mendukung penyebarluasan pengetahuan, dan memperkuat retensi aset intelektual. Proses knowledge creation terdiri dari identifikasi, dokumentasi, pengorganisasian, penyebarluasan, penerapan dan pemantauan pengetahuan. Dalam penerapannya, knowledge management didukung dengan pengembanganKnowledge Management System (KMS) yang menjadi repositori aset intelektual di lingkungan Kementerian Keuangan yang kita kenal sebagaiKemenkeu Learning Center (KLC).

tren
  1. Gambaran Umum
    1. Pengertian
    2. Manajemen Pengetahuan adalah upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki melalui proses identifikasi, dokumentasi, pengorganisasian, penempatan, penyebarluasan, dan penerapan pengetahuan sebagai Aset Intelektual organisasi.

      Dalam hirarki pengetahuan dikenal tingkatan pengetahuan, yang terdiri dari: Data, Informasi, Pengetahuan, Keahlian dan Kapabilitas (Marquardt, 2002). Definisi dari setiap tingkatan tersebut adalah sebagai berikut:

      1. Data merupakan teks, data, gambar dan angka tanpa konteks;
      2. Informasi merupakan Data yang dijiwai dengan konteks dan makna yang bentuk dan isinya dapat diaplikasikan pada pekerjaan tertentu;
      3. Pengetahuan terdiri atas informasi, prinsip-prinsip dan pengalaman yang secara aktif memandu pelaksanaan tugas dan fungsi manajerial, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah;
      4. Keahlian merupakan implementasi pengetahuan yang sesuai dan efektif untuk mencapai hasil yang diinginkan dan meningkatkan performa individu dan organisasi;
      5. Kapabilitas merupakan kapasitas dan keahlian organisasi untuk menciptakan produk, memberikan pelayanan dan pelaksanaan proses bisnis pada tataran performa yang paling tinggi.

      Merujuk pada Peraturan Menteri Keuangan nomor 226/PMK.011/2019 tentang Manajemen Pengetahuan di Lingkungan Kementerian Keuangan, yang dimaksud dengan pengetahuan di dalam pedoman ini adalah fakta, informasi, kepandaian, dan/atau keterampilan yang berupa pengetahuan tacit atau pengetahuan eksplisit. Pengetahuan yang telah telah diterjemahkan ke dalam bentuk dokumentasi sehingga lebih mudah dipahami, dibagikan, dan diterapkan oleh orang lain, yang berguna bagi pegawai maupun organisasi disebut dengan aset intelektual.

    3. Ruang Lingkup
    4. Komponen Knowledge Management meliputi penerapan manajemen pengetahuan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan nomor 226/PMK.011/2019 tentang Manajemen Pengetahuan di Lingkungan Kementerian Keuangan.

    5. Tujuan
    6. Komponen ini bertujuan untuk memberikan gambaran proses implementasi manajemen pengetahuan sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 226/PMK.011/2019 dengan tujuan akhir yaitu:

      1. mewujudkan sinergi antar unit dalam berbagi pengetahuan;
      2. mewujudkan budaya berbagi pengetahuan; dan
      3. menjaga aset intelektual organisasi.
    7. Unsur-unsur
    8. Komponen Knowledge Management terdiri dari enam subkomponen sesuai dengan proses manajemen pengetahuan dalam Peraturan Menteri Keuangan nomor 226/PMK.011/2019, yaitu:

      1. Identifikasi
      2. Dokumentasi
      3. Pengorganisasian
      4. Penyebarluasan
      5. Penerapan
      6. Pemantauan

  2. Strategi Implementasi
  3. Strategi implementasi dari keenam sub komponen tersebut adalah sebagai berikut:

    1. Identifikasi
    2. menentukan pengetahuan yang akan didokumentasikan sebagai aset intelektual yang merupakan pengetahuan di bidang keuangan negara dan pengetahuan terkait pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Keuangan.

    3. Dokumentasi
    4. merupakan kegiatan pendokumentasian pengetahuan untuk menghasilkan aset intelektual ke dalam bentuk audio, visual, dan/atau audiovisual.

    5. Pengorganisasian
    6. merupakan kegiatan penataan aset intelektual melalui katalogisasi, klasifikasi, abstraksi, dan pemberian indeks.

    7. Penyebarluasan
    8. merupakan kegiatan penyediaan aset intelektual pada laman antarmuka software KMS untuk dapat diakses oleh pengguna software KMS.

    9. Penerapan
    10. merupakan kegiatan pengaplikasian atau pemanfaatan aset intelektual oleh pengguna software KMS untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi yang bersangkutan.

    11. Pemantauan
    12. merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara aset intelektual yang terdapat dalam software KMS dengan kebutuhan pengguna software KMS.

    Untuk mempermudah praktik pelaksanaan implementasi keenam sub komponen di atas, dapat dengan menerapkan framework implementasi manajemen pengetahuan yang diilustrasikan dalam bagan berikut:

    Pondasi awal implementasi manajemen pengetahuan bermula dari kegiatan menciptakan dan memperoleh pengetahuan yang dapat ditempuh melalui jalur pembelajaran baik pelatihan maupun non-pelatihan yang meliputi pembelajaran mandiri (self-learning), pembelajaran terstruktur (structured learning), pembelajaran kolaboratif (social learning/ learning from others), serta pembelajaran terintegrasi di tempat kerja/praktek (learning from experiences/learning while working). Kegiatan tersebut menghasilkan pengetahuan baik yang bersifat tacit (tacit knowledge) maupun yang bersifat eksplisit (explicit knowledge). Tacit knowledge didefinisikan sebagai pengetahuan yang dimiliki dan tertanam pada diri seseorang tentang suatu proses (bagaimana melakukan sesuatu) yang dapat bersumber pada budaya maupun rutinitas atau kebiasaan. Sedangkan explicit knowledge adalah pengetahuan yang telah dihimpun, disimpan dan tersedia secara bebas melalui berbagai sumber (misalnya buku, artikel, website, dll) (Beilock et al., 2001).

    Pengetahuan yang bersifat tacit dan explicit, selanjutnya dikonversi melalui empat metode, yaitu internalisasi, sosialisasi, eksternalisasi, dan kombinasi. Keempat metode tersebut direalisasikan melalui kegiatan knowledge sharing, pembentukan community of practice (CoP), pembentukan community of interest (CoI), dan pemanfaatan portalknowledge management system (KMS). Adapun penjelasan dari keempat metode konversi tersebut adalah sebagai berikut :

    1. Internalisasi
    2. yaitu praktik kegiatan untuk mewujudkan pengetahuan yang eksplisit menjadi pengetahuan tacit di dalam internal individu (explicit knowledge to tacit knowledge), contohnya:

      1. pembelajaran daring,
      2. mengakses intranet dan/atau knowledge repository untuk mendapatkan pengetahuan dan/atau mempermudah pekerjaan,
      3. mencari data dan melakukan proses data mining untuk memperoleh pengetahuan atas suatu fenomena.
    3. Sosialisasi
    4. merupakan metode konversi yang melibatkan empati dan berbagi pengalaman secara langsung dari individu ke individu lainnya (tacit to tacit knowledge), contoh:

      1. Pembelajaran tatap muka, baik melalui daring maupun langsung (synchronous),
      2. Berbagi pengetahuan antar pegawai yang memiliki tugas dan fungsi yang sama
      3. Berbagi pengalaman dalam forum CoP
    5. Eksternalisasi
    6. yaitu metode konversi pengetahuan dengan cara mengartikulasi pengetahuan internal pegawai menjadi pengetahuan eksplisit, sehingga lebih mudah dipahami, dibagikan, dan diterapkan oleh orang lain dan berguna bagi pegawai maupun organisasi (tacit knowledge to explicit knowledge); contoh:

      1. menuliskan pengetahuan dalam diskusi daring,
      2. berkontribusi dalam sistem kolaborasi,
      3. merekam pengetahuan dalam bentuk audio, visual maupun audio-visual dan kemudian mempublikasikannya dalam KMS.
    7. Kombinasi
    8. Merupakan kombinasi dari ketiga metode di atas yang bertujuan untuk meninjau, memutakhirkan, dan memastikan kesesuaian antara aset intelektual dengan kebutuhan pegawai dalam organisasi (explicit to explicit knowledge), contoh:
      melakukan pemutakhiran aset intelektual yang sudah ada dalam KMS dengan menambahkan pengetahuan baru yang diperoleh melalui kegiatan pembelajaran, baik dalam bentuk tacit maupun eksplisit yang telah dikonversi menjadi pengetahuan eksplisit.

      Untuk merealisasikan keempat metode konversi tersebut, dapat dilakukan melalui beberapa kegiatan, antara lain:

      1. Penerapan kegiatan berbagi pengetahuan/Knowledge Sharing Activity (KSA)
      2. merupakan kegiatan berbagi pengetahuan yang implementasinya dapat diselenggarakan secara formal melalui pendidikan dan pelatihan, maupun kegiatan informal seperti kegiatan knowledge sharing, one day one information, morning call, ngobras (ngobrol santai), dll.

      3. Pembentukan Community of Practice (COP)
      4. merupakan kegiatan untuk membentuk komunitas praktisi berdasarkan keahlian/kompetensi pegawai yang mendukung proses bisnis organisasi, seperti komunitasAccount Representative, komunitas Data Analyst, komunitas Bendahara Pengeluaran, komunitas kehumasan, komunitas protokoler pimpinan, dll.

      5. Pembentukan Community of Interest (COI)
      6. merupakan kegiatan untuk membentuk komunitas peminatan berdasarkan peminatan pegawai di setiap unit organisasi, seperti komunitas fotografi, komunitas musik, komunitas olahraga dan hidup sehat, dll.

      7. Pemanfaatan Portal KMS
      8. Pengetahuan di lingkungan Kementerian Keuangan baik yang dihasilkan dari kegiatan KSA, COP, COI, knowledge capture maupun kegiatan lain yang menghasilkan aset intelektual kemudian didokumentasikan dalam suatu portal Knowledge Management System (Portal KMS). Dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 226/PMK.011/2019, terdapat 2 (dua) jenis Portal KMS yang dikenal di lingkungan Kementerian Keuangan:
        a. Portal KMS tingkat Kementerian Keuangan (Kemenkeu Learning Center/KLC), dan
        b. Portal KMS tingkat Pimpinan Jabatan Tinggi Madya (KMS unit Eselon I).

        Bagi unit Eselon I yang belum membangun aplikasi KMS, dapat menggunakan KLC sebagai aplikasi KMS Unit Eselon I. Sedangkan, Unit Eselon I yang sudah mengembangkan aplikasi KMS, perlu melakukan integrasi antara aplikasi KMS yang sudah dibangun dengan KLC sebagai aplikasi KMS di tingkat Kementerian Keuangan.

        Dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut di atas, maka tujuan akhir dari implementasi manajemen pengetahuan akan terwujud, yaitu:
        1. mewujudkan sinergi antar unit dalam berbagi Pengetahuan (Sinergi);
        2. mewujudkan budaya berbagi Pengetahuan (Berbagi); dan
        3. menjaga Aset Intelektual organisasi (Knowledge Repository).