Tanggung Jawab Pengelolaan Arsip Keuangan Negara dan Sanksi Hukum yang Melekat Padanya

Oleh Abu Samman Lubis*

 

Abstrak

Arsip bagi organisasi sangat penting untuk mendukung penyelesaian pekerjaan. Mengingat pentingnya arsip tersebut maka perlu dilakukan upaya tindakan perlindungan, pengamanan, dan mencegah rusak ataupun hilangnya arsip. Oleh karena itu, siapa pun baik pejabat atau pelaksana yang merusak, menghilangkan, mengabaikan keselamatan, kerahasiaan, dan menyalahgunakan arsip dapat dikenakan sanksi hukum.

Kata kunci: Arsip dan sanksi hukum

 

1.LATAR BELAKANG

 

Pernahkah Saudara diminta untuk mencarikan dokumen yang sudah dua tahun berlalu, atau dokumen dianggap baru, kemudian tidak ditemukan?, atau ditemukan setelah menyisir semua dokumen yang ada. Kemudian apa tindakan Atasan Langsung Saudara terhadap kejadian tersebut? Bagaimana kalau dokumen sampai hilang? Kemungkinan Saudara bisa mendapatkan sanksi hukum atas kelalaian Saudara terhadap arsip yang menjadi tanggung jawab Saudara. Sebagai pegawai administrasi Saudara mempunyai kewajiban untuk mengamankan Dokumen Negara

Berbicara tentang arsip, berbicara tentang dokumen. Seringkali banyak orang  bertanya-tanya tentang apa itu arsip. Tidak jarang sebagian pegawai  mengidentikan arsip dengan naskah, berkas, penataan buku bahkan tumpukan-tumpukan kertas yang sudah tidak terpakai. Pandangan-pandangan tersebut memang tidak salah, karena apa yang telah disebutkan tadi merupakan bagian dari arsip.

Seperti diketahui eksistensi dunia kearsipan memang sangat terbatas dan terabaikan, sehingga secara umum pengetahuan pegawai terhadap arsip sebatas naskah atau tumpukan kertas. Padahal arsip tidak sekedar naskah atau tumpukan kertas, tetapi arsip adalah  rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 Tahun 2009 pasal 1}.Bagi organisasi, arsip adalah jendelanya organisasi. Arsip sangat penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk melaksanakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam organisasi.

Kelangsungan dan keberadaan organisasi serta menjamin kelangsungan kegiatan organisasi perlu dilakukan pengelolaan secara terpadu mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan   terhadap dokumen/arsip. Pengarsipan dokumen keuangan negara digunakan sebagai bukti akuntabilitas penyelenggaraan pertanggungjawaban, alat bukti hukum, dan sebagai memori kinerja satuan kerja. Begitu pentingnya arsip bagi organisasi, sehingga diperlukan adanya upaya dan tindakan perlindungan dan pengamanan oleh pejabat pengelola arsip untuk mencegah rusak dan hilangnya arsip.

Mengingat peran arsip sangat penting maka harus mendapatkan perhatian khusus. Dalam aktivitas kantor diperlukan suatu sistem penanganan arsip atau manajemen arsip yang baik dan benar agar arsip kantor dapat terpelihara dan mudah ditemukan apabila diperlukan, sehingga keberadaan arsip benar-benar menunjukkan peran yang penting dalam mendukung  penyelesaian pekerjaan dalam organisasi.

Dengan demikian, hal yang wajar apabila terhadap pejabat dan/atau pelaksana yang melakukan pelanggaran dalam penyelenggaraan kearsipan dapat dikenakan sanksi hukum baik sanksi administrasi maupun sanksi pidana. 

 

 

 

 

2.  RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP

Pengelolaan arsip terdiri atas dua jenis arsip yaitu: a. pengelolaan arsip dinamis, dan b. pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap: (i) arsip vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang; (ii) arsip aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus; dan (iii) arsip inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Artinya arsip tersebut diciptakan/dibuat oleh orang/lembaga yang memiliki otoritas/kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip tersebut.

Selanjutnya jenis yang kedua adalah pengelolaan arsip statis. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: 1) penciptaan arsip dinamis,               2) penggunaan arsip dinamis, dan 3) pemeliharaan arsip dinamis. Penciptaan arsip dinamis yaitu meliputi kegiatan pembuatan arsip dan penerimaan arsip. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pembuatan arsip harus diregistrasi. Pembuatan dan penerimaan arsip harus dijaga autentisitasnya berdasarkan tata naskah dinas.

Selanjutnya, penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat. Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media. Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Terakhir, pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan arsip aktif; b. penataan arsip inaktif; c. penyimpanan arsip; dan d. alih media arsip.

 

Dari uraian diatas dapat digambarkan melalui bagan sebagai berikut:

 

                                     Sumber: Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 (diolah)

Dari bagan di atas, menggambarkan bahwa keberadaan dan status dokumen berada pada posisi sesuai dengan jenis-jenis arsip.

 

3.   WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB ATAS DOKUMEN KEUANGAN NEGARA

Peraturan Pemerintah No. 45 tahun 2013 Pasal 176, menyebutkan bahwa Menteri/Pimpinan Lembaga selaku Pengguna Anggaran (PA) dan Menteri Keuangan selaku Bendahara Umum Negara (BUN) menyelenggarakan sistem penatausahaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) yang terintegrasi untuk mewujudkan pelaksanaan APBN secara transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Pejabat perbendaharaan bertanggung jawab atas penyelenggaraan penatausahaan dokumen transaksi keuangan pemerintah yang dilakukannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 4 Tahun 2016, menetapkan  Jenis-jenis arsip keuangan pada Kementerian/Lembaga Negara meliputi:

a.      Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan RUU APBN-P;

b.Pelaksanaan anggaran;

c.       Bantuan/pinjaman luar negeri;

d.Pengelolaan APBN/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN);

e.      Sistem Akuntansi Instansi (SAI);

f.        Pertanggungjawaban keuangan negara;

g.      Pemeriksaan keuangan;

h.Pelaporan dan analisis transaksi keuangan;

i.        Pengawasan keuangan; dan

j.        Perpajakan.

Wewenang dan tanggung jawab atas dokumen keuangan negara berada pada Pejabat Perbendaharaan Negara. Pejabat Perbendaharaan Negara menurut UU No 1 Tahun 2014 adalah Pengguna Anggaran (PA), Bendahara Umum Negara (BUN) dan Bendahara. PA adalah menteri/ketua lembaga. Menteri/ketua lembaga bertanggung jawab  atas penggunaan anggaran kementerian/lembaga (termasuk wajib penatausahakan dan memelihara dokumen). Menteri/ Pimpinan Lembaga selaku PA dapat menunjuk Pejabat Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) untuk satuan kerja di lingkungan instansi PA bersangkutan dengan Surat Keputusan. KPA adalah pejabat yang memperoleh kewenangan dan tanggung jawab dari PA untuk menggunakan dan mempertanggungjawabkan anggaran belanja negara yang ada dalam penguasaannya.

Kewenangan yang didelegasikan kepada KPA dalam melaksanakan anggaran belanja negara di lingkungan tingkat satuan kerja kementerian negara/lembaga dengan menunjuk Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Penguji Surat Perintah membayar (PPSPM), Bendahara Pengeluaran, Pejabat Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PJPHP)/Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) dan pengelola anggaran lainnya, yaitu Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai (PPABP).

Jenis-jenis arsip/dokumen keuangan negara yang terkait dengan pelaksanaan anggaran pada tingkat satker kementerian Negara/lembaga yang dikelola oleh pejabat perbendaharaan dapat diberikan contoh sebagai berikut: 

·         KPA memiliki tugas dan wewenang mengawasi penatausahaan dokumen dan transaksi yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan dan anggaran.

·         PPK memiliki tugas dan wewenang terkait tindakan yang dilakukan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran Belanja Negara, dan memiliki tugas dan wewenang menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan. Misalnya dokumen kontrak/perjanjian, Surat Perintah Kerja (SPK), Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan tagihan dari Penyedia.

·         PPSPM memiliki tugas dan wewenang melakukan pengujian tagihan dan perintah pembayaran terkait Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang diajukan oleh PPK, dan memiliki tugas dan wewenang menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen hak tagih. Misalnya dokumen SPP dan lampiran-lampirannya, Surat Perintah Membayar (SPM) dan lampiran-lampirannya.

·         Bendahara Pengeluaran memiliki tugas dan wewenang melakukan pembayaran kepada yang berhak guna kelancaran pelaksanaan kegiatan tertentu, dan bertanggung jawab untuk menatausahakan transaksi pembayaran tersebut. Misalnya, dokumen pemotongan/pemungutan dari pembayaran yang dilakukan, dokumen laporan pertanggungjawaban kepada Kuasa Bendahara Umum Negara (KBUN)/Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN).

·         PJPHP/PPHP melaksanakan kewenangan untuk melakukan pemeriksaan administrasi terhadap barang/jasa yang akan diserahterimakan. Misalnya dokumen serah terima barang/hasil pekerjaan.

·         PPABP melaksanakan kewenangan KPA di bidang belanja pegawai, PPABP bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi belanja pegawai. Misalnya dokumen terkait dengan keputusan kepegawaian, dan dokumen Daftar Permintaan Belanja Pegawai.

Pejabat-pejabat Perbendaharaan Negara yaitu PA/KPA, PPK, PPSPM, Bendahara, PjPHP/PPHP, dan PPABP mempunyai tanggung jawab yang besar untuk menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen yang ada dalam kewenangannya masing-masing.

Kearsipan berperan penting dalam administrasi, sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, mengambil keputusan, dan sebagainya.

 

Oleh karena itu pengelolaan arsip haruslah dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip, sehingga siapa saja yang merusak, menghilangkan, menyalahgunakan arsip dan tidak menjaga keutuhan keselamatan dan kerahasiaan arsip dapat dikenakan sanksi hukum.

 

 

 

4.  SANKSI HUKUM

a.        Sanksi Hukum Administrasi

Pejabat dan/atau pelaksana dikenakan sanksi administratif berupa teguran tertulis yang melanggar dalam penyelenggaraan kearsipan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 antara lain Pasal 56 ayat (1), Pasal 64 ayat (1), yaitu:

a.   Pasal 56 ayat (1) Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital.  

b.   Pasal 64 ayat (1) Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis meliputi: a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.

Selanjutnya apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud huruf a dan b dikenai sanksi administratif berupa penurunan gaji sebesar satu kali kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun. Sedangkan apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun.

Pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana dikenakan sanksi administratif berupa teguran tertulis yang melanggar dalam penyelengaraan kearsipan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 diantaranya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (4), dan Pasal 42 ayat (1), yaitu:

a.   Pasal 40 ayat (2) Pengelolaan arsip dinamis (a. arsip vital; b. arsip aktif; c. arsip inaktif) meliputi: a. penciptaan arsip; b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan c. penyusutan arsip.

b.   Pasal 42 ayat (1) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.

Selanjutnya apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun. Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa pembebasan dari jabatan.

 

b.      Sanksi Hukum Pidana

Terhadap Pejabat dan/atau pelaksana yang melakukan pelanggaran dalam penyelenggaraan kearsipan dalam UU No. 43 tahun 2009 dapat diberikan sanksi pidana sebagai berikut :

·      Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).

·      Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak, dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah).

·      Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).

·      Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

·      Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).

·      Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

·      Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah ditentukan dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

 

·      Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).

 

 

5.     SIMPULAN

Kelangsungan hidup atau keberadaan organisasi perlu dilakukan pengelolaan arsip secara baik dan terprogram. Dokumen/arsip sangat penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum, dan memori organisasi, dan dapat digunakan sebagai alat melakukan perencanaan, perumusan kebijakan, mengambil keputusan, dan sebagainya.

 

Oleh karena itu pengelolaan arsip haruslah dapat menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip, sehingga apabila arsip tersebut rusak, hilang, menyalahgunaan arsip atau tidak bisa menjaga keutuhan keselamatan dan kerahasiaan arsip dapat diberikan sanksi hukum.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara

Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 4 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Nasional.

 

 

*Widyaiswara Balai Diklat Keuangan Balikpapan

Paling Banyak Dibaca

  • PERAN PEJABAT/PANITIA PENERIMA HASIL PEKERJAAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH +

    Oleh Abu Samman Lubis* Abstrak       PjPHP/PPHP adalah salah satu pelaku pengaadaan, tugasnya adalah memeriksa administrasi hasil pekerjaan Baca Selengkapnya
  • Penyiapan Tenaga Pendamping Penyusunan LK K/L +

    [Bogor, 4 Januari 2018] Pagi ini Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan menyelenggarakan Lokakarya pertamanya di tahun 2018. Pembukaan lokakarya yang bernama Baca Selengkapnya
  • Latsar CPNS Golongan II Tahun 2018 sangat Istimewa +

    [Malang] Balai Diklat Keuangan Malang menyelenggarakan Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Periode I Tahun 2018. Kepala Balai Diklat Keuangan Malang, Baca Selengkapnya
  • 1
  • 2

Eselon I Kementerian Keuangan

Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan
Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan
Inspektorat Jenderal
Sekretariat Jenderal
Direktorat Jenderal Bea Cukai
Direktorat Jenderal Pajak
Badan Kebijakan Fiskal
Direktorat Jenderal Anggaran
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Call Center BPPK
Easylib
Wise
Indonesia Darurat Narkoba
APBN Kemenkeu 2016